Participants : Idéalement tous les membres de votre groupe
Temps : 1-2 heures pour lire et lancer une discussion en groupe
Matériel : Ce guide et un lieu de rencontre
En quoi ce guide peut-il nous aider ?
Pour être efficace, votre initiative a besoin que de nouvelles personnes s’impliquent et restent engagées. C’est un des défis rencontrés par la plupart des initiatives. Diverses personnes peuvent vous rejoindre ou vous quitter à différents stades de la Transition. Au tout début, vous avez besoin d’un groupe initiateur pour lancer la Transition et plus tard, vous avez besoin d’un groupe noyau pour encadrer tous les projets et y donner une cohérence. Pour chaque étape, vous avez besoin de personnes et le défi est de les trouver, de les inclure et de les garder. Si vous vous y prenez bien dès le départ, cela peut constituer un véritable atout pour la Transition à long terme, car les membres du groupe resteront engagés et parviendront, si tout va bien, à motiver d’autres personnes.
Mais si une personne devient problématique, que faire ? Doit-on l’exclure ? Et comment l’exclure ?
LE GUIDE
Ce guide a pour but de vous aider à réfléchir à la question de l’inclusion et de l’exclusion.
Posons-nous les questions suivantes
- Pourquoi nous impliquons-nous dans des groupes ?
- Comment inclure et impliquer les nouveaux pour qu’ils restent ?
- Quels rôles doit-on créer pour cela ? (par exemple, rôle accueil ou parrainage)
- Quelles informations pourrions-nous rassembler et donner aux personnes qui nous rejoignent ?
- Qui est responsable de rencontrer et inclure les nouveaux ?
Pourquoi nous impliquons-nous ?
Nous nous impliquons dans des groupes pour de nombreuses raisons, que ce soit pour acquérir de nouvelles compétences, rencontrer des gens, se sentir reconnu, consacrer son temps et ses compétences à une cause utile, opérer une transition professionnelle, etc. C’est génial si, en rejoignant une initiative de Transition, les personnes en retirent également un avantage personnel, car cela augmente la probabilité que ces personnes restent. Réfléchissez aux raisons qui vous ont poussé à vous impliquer dans la Transition et ce que vous en retirez. Dans l’idéal, la Transition devrait veiller à ce que les personnes puissent évoluer et prendre du plaisir. De cette façon, les gens ont non seulement envie de s’impliquer, mais cela évite de plus l’épuisement et est bénéfique pour le groupe en tant que tel.
Comment faire rentrer de nouvelles personnes dans le groupe initiateur
Voici quelques propositions:
- Contactez des amis, des personnes qui ont la même philosophie, ou des groupes qui vont dans le même sens
- Parlez-en autour de vous, via les réseaux sociaux et la radio locale.
- Organisez une projection de film, une intervention ou un autre événement
- Publiez une annonce dans le journal !
- Contactez les groupes qui ont des objectifs similaires et commencez à tisser des liens
Lorsque vous rencontrez une personne qui, selon vous, pourrait contribuer à vos projets :
- Invitez-la et expliquez-lui en quoi vous aimeriez qu’elle vous rejoigne
- Il arrive souvent que les personnes qui lancent un nouveau groupe soient celles qui prennent souvent des initiatives et n’ont pas peur de commencer de nouvelles choses. Mais les personnes qui vous rejoignent plus tard pourraient avoir moins confiance en elles et besoin d’être invitées pour être capables de vous rejoindre.
Premières étapes à suivre pour développer votre groupe
Un bon premier pas est de fixer une date pour une première réunion afin de simplement parler de ce qu’est la Transition. De cette façon, les personnes n’ont pas l’impression de devoir se prononcer et s’engager.
Ensuite, lors de vos premières réunions, vous souhaitez faire évoluer activement votre groupe en :
- Renforçant vos liens en apprenant à vous connaître et à comprendre pourquoi chacun souhaite s’impliquer dans la Transition
- Élaborant une vision partagée de ce qu’est la Transition
- Décidant de la zone géographique que vous souhaitez couvrir
- Décidant de la façon dont vous allez travailler ensemble
- Identifiant les compétences des membres du groupe et les autres groupes dont ils font déjà partie
- Vous enregistrant sur le site national ou régional de la Transition.
- Il peut être utile d’organiser ensemble un petit événement pour voir comment vous travaillez en équipe
Certains groupes souhaitent se lancer relativement vite dans les projets concrets, mais ils courent alors le risque d’être bloqués un peu plus tard. N’hésitez donc pas à prendre le temps de bâtir des bases solides dès le début, cela vous fera gagner beaucoup de temps par la suite et vous permettra de traverser plus facilement les périodes de chamboulement.
Est-il bon d’inclure tout le monde ?
Un groupe peut tout à fait déterminer certains « critères d’inclusion » qui pourraient comprendre ces éléments :
- Soutenir la raison-d’être et les objectifs de notre groupe (ceux-ci doivent donc avoir été clairement établis)
- Participer à la plupart des réunions (par exemple ¾ des réunions)
- Pouvoir contribuer au groupe en lui offrant du temps, des compétences, des ressources, des contacts ou autre chose. Les groupes peuvent définir le temps d’investissement attendu en plus des réunions. Vous pouvez choisir de recruter des personnes qui disposent de compétences particulières ou de certains contacts, en fonction de ce que vous recherchez.
- Être capable de travailler en groupe – de porter attention, dans la mesure du possible, aux besoins du groupe avant ses besoins personnels.
- S’engager à respecter les accords, décisions et méthodes de gouvernance adoptés en groupe (à condition que ceux-ci soient disponibles et clairement présentés)
Inclure et impliquer les nouveaux
Si votre groupe fonctionne déjà bien, vous devriez peut-être éviter d’inviter constamment de nouvelles personnes à le rejoindre. Vous pourriez peut-être trouver votre équilibre en déterminant à l’avance les moments d’inclusion et de sortie (une à deux fois par an, par exemple).
- Si une nouvelle personne s’adresse à vous, soyez accueillant et engagez la conversation !
- Réfléchissez à la façon dont vous pouvez faciliter l’inclusion des nouveaux :
- Vous pourriez nommer une personne dont le rôle est de rencontrer les nouveaux et de les aider à trouver leur place au sein de votre initiative, leur expliquer comment le groupe fonctionne et répondre aux questions
- Vous pourriez prévoir une période d’essai au cours de laquelle le groupe et la personne font connaissance avant de prendre la décision d’inclure
- Il est vraiment utile de rédiger un petit guide d’information pour les nouveaux qui souhaitent vous rejoindre. Dans ce guide, vous pourriez expliquer
- Comment les rôles sont attribués et qui les incarne
- Les numéros et emails des membres du groupe et les informations du site internet
- Toutes les décisions importantes du groupe, comme la façon dont les décisions sont prises, la charte, le cadre de sécurité, etc.
- Tout type d’informations qui pourraient les aider à comprendre votre groupe
Comment inclure les nouveaux en réunion
Il est très important de bien inclure les nouveaux en réunion pour qu’ils se sentent bien, impliqués et qu’ils aient envie de revenir. Vous pourriez :
- Prévoir un tour de parole au début où chacun donne son nom, son rôle et un élément plus personnel (comme, par exemple, pourquoi vous avez rejoint le groupe, ou ce que vous retirez de cette coopération)
- Donner ensuite un peu plus de temps à la personne qui vous rejoint pour qu’elle se présente et explique ce qu’elle peut apporter au groupe et ce qu’elle espère en retirer.
- Si vous remarquez que les nouvelles personnes ne s’expriment pas beaucoup, vous pouvez :
- Faire un tour de parle lorsque vous cherchez à entendre les idées et contributions du groupe sur une proposition ou un sujet quelconque
- Inviter directement les nouveaux à s’exprimer. Veillez toutefois à ne pas les embarrasser ou à trop attirer l’attention sur eux.
- Lorsque vous vous répartissez de nouvelles tâches, incluez les nouveaux, mais faites attention à ne pas les surcharger, mettez-les en lien avec une autre personne
- Si vous avez déjà des projets en cours, invitez les nouveaux à s’impliquer dans les groupes de travail
- Soyez particulièrement attentif au jargon que vous utilisez. La Transition utilise parfois des termes spécifiques qu’il est peut-être nécessaire d’expliquer.
- Faites attention aux remarques négatives ou discriminantes qui pourraient empêcher la participation et l’implication des nouveaux.
- À la fin des réunions d’inclusion, octroyez 10 min de temps de parole aux nouveaux pour qu’ils puissent vous dire comment ils se sont sentis et ce dont ils ont besoin pour pouvoir s’impliquer.
Une fois qu’une personne a rejoint votre groupe, vous devez créer un environnement favorable pour qu’elle reste dans votre groupe. Vous pouvez
- Remercier les personnes lorsqu’elles font quelque chose
- Célébrer ce qui se passe bien
- Si votre groupe se compose de personnes avec des profils très différents, prendre le temps de comprendre ce que cela implique. Les personnes pourraient avoir des interprétations et attentes différentes par rapport à certaines fonctions, comme
- Le temps
- Les rôles et responsabilités
- La façon de travailler ensemble
- Le leadership
- Le langage
- Les feedbacks
Si vous ne parvenez pas à attirer de nouvelles personnes ou si elles ne restent pas
De nombreuses raisons peuvent expliquer ce phénomène. Il arrive que les personnes ne restent pas, car elles ont pris d’autres engagements, mais la plupart du temps, elles partent ou ne viennent pas parce que le processus d’inclusion ne fonctionne pas.
Voici quelques pistes de réflexion :
- Si vous remarquez que des personnes s’intéressent à votre initiative, mais ne restent pas, ne restez pas les bras croisés !
- Posez les questions suivantes aux personnes qui sont parties :
- Pourquoi aviez-vous décidé de vous impliquer ?
- Pourquoi êtes-vous parti ?
- Qu’est-ce qui vous aurait permis de rester ?
- Réfléchissez ensemble à ce que signifient les réponses à ces questions pour le fonctionnement de votre groupe :
- Fonctionnez-vous uniquement par projet ? Vous n’attirez que les personnes très pratiques et les personnes plus intéressées par la réflexion ne souhaitent pas rejoindre votre groupe ?
- Parlez-vous trop ? Dans ce cas, les personnes très pratiques ne veulent pas rester ?
- Faites-vous preuve d’empathie, d’intérêt vis-à-vis des personnes qui ont une expérience de vie différente ?
- Comment apprenez-vous à vous connaître et comment effectuez-vous les tâches ?
- Comment quelqu’un de nouveau peut-il savoir que vous appréciez sa présence et sa contribution ?
- Soyez attentifs aux aspects pratiques de vos réunions : sont-elles accessibles, faciles à trouver ? Est-ce que l’horaire convient à tout le monde ?
- Prenez compte des différents rythmes et habitudes de chacun. Pouvez-vous faire preuve de créativité afin de tout de même donner un rôle et apprécier la contribution de personnes qui n’ont que peu de temps à donner ?
- Planifiez toujours des activités qui permettent différents degrés d’implication. Impliquez les habitués et les nouveaux. Ce qui, à vos yeux, peut sembler facile ou ennuyeux pourrait être passionnant pour un éventuel nouveau membre.
- Où faites-vous la promotion de votre initiative de Transition et de ses activités ?
- Si vous voulez remédier à un déséquilibre homme-femme, ou si vous souhaitez inclure des personnes d’origine étrangère et des minorités ethniques, est-ce que la façon dont vous faites la promotion de votre groupe vous permet d’être entendu par ce public cible ?
- Est-ce que le message les encourage explicitement à faire partie de votre groupe ?
- Est-ce qu’il les encourage à s’investir ?
Si votre groupe initiateur parvient à inspirer, impliquer et se mettre en lien avec d’autres personnes, c’est que votre groupe fonctionne déjà assez bien et que vous souhaitez peut-être ne plus inclure constamment de nouvelles personnes. Comment offrir aux nouveaux différentes façons de s’impliquer ?
Voici quelques suggestions pour vous permettre d’inclure de nouvelles personnes en dehors de votre groupe initiateur.
- Lors de chaque événement ou atelier, récoltez les adresses des personnes qui souhaitent être tenus au courant ou donner un coup de main
- Envoyez régulièrement une newsletter à cette liste de contact grandissante avec des photos, des histoires, des explications de ce que vous faites et des appels à coup de main pour les prochaines activités
- Ayez une liste de personnes prêtes à vous aider lors des événements (apporter des gâteaux, des outils, partager des compétences, être à l’accueil). Soyez reconnaissant de chaque contribution. Certaines initiatives se sont dotées d’un coordinateur des volontaires.
- Organisez des événements où les personnes passionnées peuvent partager leurs idées et se mettre en lien avec d’autres. C’est une solution idéale pour lancer de nouveaux projets sans que cela ne passe par le groupe initiateur. Quelques propositions :
- Passez par un Forum ouvert – organisez-le sur une thématique précise (alimentation, énergie…) ou sur un sujet général allant dans le sens d’un avenir heureux, inclusif et durable.
- Prévoyez des espaces de conversation, tels que des bistros de la Transition. Prévoyez régulièrement des moments où les gens peuvent parler de leurs projets et de l’aide dont ils ont besoin, ou des idées de nouveaux projets qu’ils pourraient avoir et trouvez un moyen de lancer des conversations.
- Organisez des événements spécifiques dont l’objectif est de semer les graines de nouveaux projets ou de nouveaux groupes thématiques. Par exemple, un discours ou une journée de réflexion sur l’alimentation et l’agriculture qui se terminerait par un appel à créer un groupe thématique qui soutiendrait la création de projets concrets. Ce sera plus facile si vous avez identifié au préalable une personne qui peut jouer le rôle de coordinateur et que les autres pourront contacter afin de démarrer le groupe.
- Ne réinventez pas la roue ou entrez en compétition avec des groupes ou des projets qui existent déjà dans votre coin. S’il existe déjà un grand nombre de groupes sur l’autonomie alimentaire, choisissez plutôt d’en faire la promotion et encouragez les gens à les rejoindre.
Pouvons-nous demander à une personne de quitter le groupe s’il existe de profonds désaccords au sein du groupe ?
Cette question a déjà provoqué d’énormes tensions au sein de nombreuses initiatives. C’est la question qui revient le plus souvent en formation, lors des « cliniques collectives » ou à chaque fois que des Transitionneurs se rassemblent. « Cette personne nous pose de vraies difficultés, que devrions-nous faire ? »
Il est fréquent de buter sur des problèmes de dynamiques de groupe, de conflits entre deux groupes, ou d’autres différends. C’est là que de bons processus de gouvernance peuvent vous être vraiment utiles, surtout en matière de prise de décision et de gestion de réunions.
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et pistes de réflexion sur ce que vous pourriez faire si de nouvelles personnes deviennent « le problème ».
Il n’existe pas de solution miracle. Voici quelques indications de ce qui pourrait être en train de se passer…
- Les personnes qui ont grandement besoin de soutien sont souvent attirées par les groupes – surtout les groupes qui ont à cœur l’inclusion et offrent un cadre amical et une main tendue
- Ces besoins peuvent prendre la forme de comportement de domination type « à ma façon ou rien ! »
- Ou d’une volonté d’être rassuré ou de recevoir un soutien personnel, en amenant parfois des questions personnelles qui prennent beaucoup de temps en réunion ou nécessitent des moments à deux en dehors des espaces de réunion.
- Une nouvelle personne vient de vous rejoindre et n’a pas la même culture de groupe, mais elle soutient les objectifs du groupe et pourrait amener de la diversité et un autre point de vue, culture, contacts, mais le groupe n’est pas souple et ne parvient pas à s’adapter pour accueillir cette proposition
- Le groupe lui-même a développé une culture de bouc émissaire et rejette ses difficultés sur une personne pour éviter de regarder en face son propre dysfonctionnement
- Certaines personnes ont été profondément blessées par des questions de pouvoir et vont en permanence percevoir les réunions comme un espace d’exclusion, dominé par une minorité, etc. (c’est une forme particulière de besoin de soutien personnel qui peut apparaître fréquemment dans des mouvements comme la Transition qui a l’intention de donner une place à ceux qui ont été marginalisés).
Comment identifier la dynamique à laquelle vous êtes confronté ? (et il y en a bien sûr d’autres qui ne sont pas reprises ci-dessus).
Voici quelques suggestions de solutions:
- Est-ce que la personne soutient sincèrement la raison-d’être du groupe ?
- Ensemble, posez-vous les questions suivantes afin de prendre une décision pour la suite :
- Est-ce que les difficultés que cette personne amène sont liées à un manque d’ouverture et de perspectives nouvelles du groupe ?
- Si le groupe consacre du temps à répondre aux préoccupations de la personne, quels avantages va-t-il en retirer ?
- La personne contribue-t-elle de façon constructive à d’autres projets, prouvant que ses besoins ne constituent pas un obstacle dans d’autres contextes ?
Les personnes qui ont un grand besoin de soutien
Les personnes qui ont un grand besoin de soutien peuvent aider un groupe à apprendre à gérer des comportements difficiles et à affirmer ses priorités. Le facilitateur a alors un rôle particulier à jouer pour que la réunion puisse être constructive et suivre son cours (ne pas empêcher les gens de parler, mais servir le groupe en demandant aux participants de se concentrer sur les points de l’ordre du jour). Une des compétences du facilitateur est d’être capable d’interrompre avec respect les personnes et de ramener le groupe à une discussion pertinente. En dehors des espaces de réunion, il est bon que quelqu’un puisse parler à la personne problématique de son comportement, en gardant à l’esprit l’objectif et les besoins du groupe, ainsi que la fonction des réunions.
Si le comportement de la personne n’évolue pas, et le niveau de perturbation pourrait même augmenter, il peut être nécessaire de demander à la personne de partir. Ceci à condition que cet avis soit partagé par tout le monde et que ce ne soit pas un coup monté d’une partie du groupe à l’encontre d’une personne qu’ils n’apprécient pas ou semble trop différente. Il faut que ces discussions se déroulent hors des espaces de réunion, et cela peut prendre du temps.
Demander à quelqu’un de partir
Une fois que vous êtes parvenus à cette conclusion, vous pouvez alors vous mettre d’accord ensemble sur la meilleure façon de le faire. Le mieux, souvent, est de demander à quelqu’un en qui la personne a confiance, ou à quelqu’un de respecté dans le groupe, d’avoir une conversation avec la personne à qui vous voulez demander de partir pour lui manifester clairement que cela ne fonctionne pas. Si vous parvenez à adopter un processus honnête et qui aboutit sur un respect mutuel, alors les deux parties en sortiront transformées et grandies – et c’est tellement précieux ! et difficile, car il est clair que certaines personnes pourraient se sentir très malheureuses, fâchées ou blessées.
