Comment rendre une réunion efficace ?

Participants : Les personnes qui organisent les réunions. Idéalement, tous les membres de votre groupe ont lu ce guide
Temps : 30 minutes pour lire et parler de ce guide
Matériel : Ce guide et un lieu de rencontre

En quoi ce guide peut-il nous aider ?

Si vous êtes capable de rendre vos réunions efficaces, cela vous aidera beaucoup à déployer concrètement la Transition dans votre région. Vous contribuerez également à rendre votre groupe plus sain, à éviter les malentendus, à mieux répartir les tâches et à rester convivial. Les personnes de votre groupe qui organisent les réunions devraient lire ce guide pour se doter de quelques outils qui leur permettront d’améliorer l’efficacité de vos réunions. C’est encore mieux si toutes les personnes de votre groupe prennent la peine de le lire.

LE GUIDE

Préparez vos réunions pour être plus efficace :

Commencez par un ordre du jour. Vous pouvez le préparer à l’avance et demander aux autres membres du groupe s’ils ont des points à mettre à l’ordre du jour. Vous pouvez aussi fonctionner en ordre du jour « par tensions », c’est une méthode agile qui permet à chaque membre de mettre un point à l’ordre du jour en début de réunion. En tour de parole, demandez à chaque personne si elle a un point à mettre à l’ordre du jour et continuez les tours jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de points (un point par personne par tour). Naturellement, les points les plus importants vont sortir en premier. Nous vous conseillons de bien séparer les réunions opérationnelles (points pratiques) et les réunions gouvernance (comment on fonctionne ensemble).
Nommez un facilitateur. Le facilitateur est le gardien de la parole (et pas du contenu). Il est au service du groupe et veille à ce que chacun puisse participer et reste concentré sur l’objet de la réunion. Le facilitateur peut demander aux membres d’aller à l’essentiel de leur propos, inviter les membres plus discrets à s’exprimer, proposer différents processus de répartition de la parole (brainstorming, tour de parole, etc.), …

Quelques astuces pour une réunion efficace

Si c’est la première fois que vous gérez une réunion, vous pourriez avoir l’impression que tout est un peu chaotique et difficile, mais ne vous inquiétez pas, chaque réunion est différente. D’autres réunions seront certainement plus faciles et vous allez prendre de l’assurance.

1. Assurez-vous que tout le monde a connaissance du fonctionnement de la réunion

Décidez ensemble des comportements qui sont acceptables ou non en réunion. Vous pourriez en faire un petit cadre de réunion que vous utiliserez à chaque fois. (Par exemple : la bienveillance, la souveraineté, la confidentialité et l’écoute active)
Soyez d’accord sur la façon dont les décisions sont prises. Voir notre guide sur les prises de décisions.
Déterminez les rôles importants de la réunion :
- Un facilitateur (gardien de la parole)
- Un gardien du temps qui veille à ce que le temps prévu pour chaque point, ainsi que l’horaire de fin de réunion prévu, soient respectés
- Un gardien de la mémoire qui veille à ce qu’il y ait une trace des décisions prises
- Un gardien du cœur qui intervient lorsque la réunion devient chargée émotionnellement, s’il y a des tensions, de la fatigue ou une personne en retrait, par exemple. Il peut simplement proposer une pause ou mettre dans le visible qu’il ressent de la tension.

2. Se mettre d’accord sur l’ordre du jour

Impliquez les personnes dès le début de la réunion en leur demandant si elles ont des points à mettre à l’ordre du jour.

Décidez ensemble de la priorité. Vous pourriez prendre les points difficiles en milieu de réunion de sorte que les gens soient concentrés, mais pas encore fatigués.
Vous pourriez peut-être discuter de certains points en plus petits groupes.
Dans nos réunions,
- Nous commençons toujours par un tour d’inclusion où chaque personne a la possibilité de dire comment elle se sent et ce qu’elle souhaite dire au groupe pour être ensuite disponible pour la réunion
- Ensuite, nous nous mettons d’accord sur les gardiens, l’ordre du jour et les horaires
- Nous vérifions si des actions prévues lors de la dernière réunion ont eu lieu et nous les célébrons. Nous pouvons également partager les nouvelles essentielles.
- Nous entrons dans la partie principale de la réunion et parcourons les points de l’ordre du jour
- Nous vérifions que les décisions prises lors de la réunion sont claires
- Nous terminons par un tour de sortie où chacun a la possibilité de dire comment il s’est senti pendant la réunion
Veillez à ce que tout le monde puisse voir l’ordre du jour pendant la réunion et barrez les points au fur et à mesure

3. Se mettre d’accord sur les horaires de la réunion

Cette stratégie vous aidera à veiller à ce que tout soit fait pendant le temps prévu

Décidez de l’heure de fin de la réunion et du temps que vous allez consacrer aux points principaux
Prévoyez une pause pour souffler un peu (prendre à boire, aller aux toilettes, fumer une cigarette) et pour permettre les discussions informelles, surtout si la réunion dure plus d’1h30
Si, pendant la réunion, vous vous rendez compte que vous ne finirez pas à l’heure, demandez à tout le monde s’il est acceptable de prolonger un peu

4. Traiter un point à la fois

Veiller à ce que le groupe ne dévie pas du point et ne saute pas de point en point tant que vous n’avez pas terminé la discussion et pris une décision si nécessaire
Souvent, nous commençons par une revue des dernières nouvelles et les points d’action décidés à la réunion précédente
Résumez régulièrement
Prenez des décisions clairement
TRÈS IMPORTANT : notez les décisions et les actions, ainsi que le nom des personnes qui ont accepté de les mettre en œuvre

5. Ne laissez pas les mêmes personnes faire tout le travail

Ceci pourrait provoquer des tensions et créer une hiérarchie informelle au sein du groupe
Encouragez tout le monde à se porter volontaire (et sentir qu’ils peuvent se porter volontaires) pour les tâches et les rôles
Les membres qui ont plus d’expérience peuvent proposer de partager leurs connaissances et leurs compétences avec les nouveaux membres du groupe

6. Encouragez la participation à chaque instant

Vous pouvez utiliser pour ce faire des outils de gestion de la parole comme le brainstorming, les tours de parole, le bâton de parole ou les discussions en plus petits groupes pour encourager la participation de tous
Ne laissez pas les mêmes personnes monopoliser à chaque fois la parole et ne laissez pas tout le monde parler en même temps

7. Ne laissez pas la tension monter

Recadrez les remarques blessantes ou discriminantes
Prévoyez des pauses pour permettre à la tension de retomber ou séparez le groupe en plus petits groupes pour calmer le jeu
Veillez à maintenir une discussion positive, mais n’essayez pas d’ignorer les conflits – gérez-les avant qu’ils ne prennent trop d’importance

8. Soignez la fin de la réunion

Demandez aux gens de lire les décisions prises auxquelles ils se sont engagés
Déterminez une date, une heure et un lieu pour la réunion suivante
Demandez aux gens de dire ce qui s’est bien passé et ce qui devrait être amélioré pour la réunion suivante
Vous pouvez aussi déterminer quelques points à mettre à l’ordre du jour de la réunion suivante
Assurez-vous de bien disposer des coordonnées des gens pour pouvoir leur envoyer un compte-rendu et les informations concernant les réunions suivantes
Remerciez tout le monde d’être venu et d’avoir contribué

Vous pourriez prévoir après la réunion (ou avant) un moment informel autour d’un repas ou d’un verre. Prenez en compte les besoins particuliers (tout le monde ne boit pas d’alcool, certains ont des enfants, il y a peut-être des véganes…)

9. Après la réunion

Envoyez le compte-rendu qui reprend les décisions et actions à suivre à tous les participants de la réunion. N’oubliez pas de l’envoyer également à ceux qui n’ont pas pu venir, mais qui souhaitent être tenus au courant.
Évaluer vos réunions est une bonne façon de les améliorer en continu. Les organisateurs pourraient se rassembler après la réunion et voir ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné.

Surtout, n’oubliez pas de célébrer ce que vous avez fait !